书业团购系统

前言

目前，图书馆团体配送服务已经成为书店行业增长迅速、前景广阔的细分市场。由于图书馆配送服务中品种繁多、复本量少，所需的配套服务技术要求起点高成为出版、发行行业中的一个起步门槛。 冠景书业团购管理系统主要服务于大型书店、图书馆配送的专业书店。本系统为书店进行馆配业务过程中的各个环节提供方便、高效、实用、安全的智能管理。而且在书店业务管理的各个环节中，充分考虑了书店的要求以及书店客户的要求，为书店的发展提供了有效、可行的软件工具，成为书店团购管理的坚实基础。

一、订购子系统简介

订购子系统的重要功能是处理收到客户订单后的一系列处理加工。建立在有效订购品种数据库基础上的订购子系统，具有了比手工表格汇总更高、更多的效率，这种效率不仅仅是节省手工劳动的问题，利用软件后可以避免许多手工汇总造成的错误，减少了误采的比例，为书店节省大量的不必要开销，提高整体运营效率。 收集、加工、整理订单：系统包括订单的输入、修改等步骤。可以成批输入不同格式的订单，也可按照客户的需要单条手工输入信息。达到快捷和灵活的统一。修补、确认订单：如果客户给出的订单是不完整或者是有错误的信息，管理员可以把订购库中已有的书目信息与客户订单信息进行对比和修补，以保证进入订购库中信息的准确性，减少后期采购加工的成本。对价格过高、复本量过大的信息，系统可自动提示，方便操作员及时发现与更正客户方面产生的失误。 订单汇总：对已经确认的订单，按品种进行自动汇总。提高汇总效率。 分发订单：将汇总后的订单按供货来源拆分成若干个采购订单，向上游供货商提供。供货商可以是一个中盘商、批发商，也可以是某一个出版社。 采购：将拆分后的订单确认后打印，执行采购计划 回采：未能采购到的订单在若干时间后重新汇总进行再次采购，称为回采。本系统对回采的次数和时间间隔可以进行控制，由使用者自行设置。

二、订购子系统应用

查重：查重是订购系统的一个重要工作，查重的效率和质量直接影响整个系统的工作效率。是工作繁重又十分容易出现错误的环节，好的查重软件能够有效解决各种疑难问题，达到满意的查重效果。目前的查重有几种： (1)货源数据库新书合并查重，要求在入库查重的过程中，准确判断品种，已有品种只增加复本，新品种则添加记录。不能出现一个品种多条数据的情况。 (2)客户订单与客户馆藏查重 (3)客户订单与现货货源查重 (4)客户现在书目与订购历史查重。 (5)冠景软件还可以在每个环节上精心为您再次设计，满足您多样化的需要。

采购品种与编目品种：由于目前ISBN号使用的状况使得不少图书的ISBN号不是唯一，因此在套录MARC数据的时候经常遇到重复数据的问题。我们采用科学的手段在程序中智能判断，使得在确认采购品种的同时与已经有的编目数据对应，使得后续程序在装箱打包完成后编目数据能够自动匹配。 教材与普通图书：本系统除对普通图书进行管理外，还可以对教材进行单独系列的管理和统计，在查重订购环节可以统一处理，节省人力资源。在管理环节可以单独计算教材的订购数量、发货数量，及按客户生成各种统计等。方便资金和任务的管理。 急采：急采是为满足客户特殊的需要而设置的一个快速流程。本系统可以支持客户订单的急采处理。进入急采环节的订单，将不与普通订单汇总，而是直接从供货商处配货，相当于一个客户就形成一个采购批次，到货后不用分拣，直接进行验收的同时就装箱打包，配发数据，达到快速高效的供书目的。 异地货源：本系统可以支持异地货源的管理，对一些地方的订单可以先从当地货源配货，其余的再从本地配货，减少运输环节、增加利润，同时也提高了供书速度。 编目样本：为保证配书的速度，本地库存的图书可在图书馆提交订单之前就准备好MARC数据，这样有了订单后，配书完成的同时MARC数据也就同时生成了。但是对于非本地库存需要从其他供货商处获得图书的品种可能没有MARC数据，使用本系统时，处理订单的过程中能够主动查找编目库中的数据，如果本品种无编目数据则会在客户订购的品种的复本数上自动增加一个编目复本，这样在编目的同时就不会影响验收和打包的进度，编目完成后该复本在一段时间内作为样本图书处理，之后可以进入正常库存销售。

三、分拣子系统简介

分拣子系统负责管理图书从到货到发货过程中的整个过程。包括验收、分拣、加工、套录数据、特殊加工、装箱打包、发货等诸多环节。整个管理过程中智能化是这个子系统一个特色，表现出对客户各种需求的满足和体贴。 验收：自动核对客户订购品种的订购数量，数量多于预订数或少于预定数的系统会自动给出提示。当验收时可以根据客户的要求，图书的价格大于原订购价或者大于一定限额的时候能够提示某些客户将拒绝收货，避免误收。 分书、装箱、上架：分书过程自动将已验收的图书分给预订的客户，当到书的复本数正好等于预订复本数的时候，自动分配，一次完成，提高效率。如果到书复本小于预订复本的时候可以按照分书的规则进行分配。分书规则有：折扣优先、订单优先、发货优先等多种原则，可由管理人员选择使用。 加工、配数据：在分拣图书的同时，产生对应的图书编目数据。无编目数据的图书自动给出提示（可单独装箱）。节省书店为每个客户挑选数据的时间，提高加工效率。 扫书、打包：分给各个客户的书通过扫书装箱，产生一包一单的送书清单。对错放的图书能够自动提示，避免因为错放位置而造成的打包错误。打包清单格式不同客户可以灵活设置。 发货：根据指定的时间、码洋限额等条件，在每次开机或系统启动时可自动提示需要给那些客户发货。每批发货图书可以生成发货单，包含发货清单和发货包单。

四、分拣子系统应用

采购原则与自动分书：在分拣子系统的分拣过程中可以自动检查客户给出的采购原则，不符合客户采购要求的图书自动提示，如，到书实际价格比订购价格等。 现采与异地采购：分拣子系统支持现采与异地采购方式。对现采的数据，可以将数据直接转入数据库，就可进行打包操作，同时自动套录数据。对异地采购完成的图书，也按单独的批次直接进行打包处理。 打包自动提示：在每天开机进入分拣子系统后，软件自动根据客户的时间要求、已分拣的码洋数等条件自动提示需要打包的客户。打包装箱的过程中，能够对对尚未完成编目的品种提示，进行单独打包处理。 按客户需求配编目数据：针对目前不同客户对MARC数据标准需要的不同，分拣子系统能够根据客户提出要求，自动选配国图标准或者CALIS标准的数据。 进货成本、销售利润：在分拣子系统中可详细记录一个品种图书的进货折扣，销售折扣。通过整批图书的统计可随时掌握图书销售过程中的销售毛利率。加强资金的管理，进行有效的成本分析。